لزوم استقرار نظام آراستگی سازمانی (5S)
نظام آراستگی سازمانی، مفهومی است که نخستین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت. پیاده‌سازی این نظام در شرکت‌ها منجر به پیشگیری از بروز حوادث و افزایش بهره‌وری می‌گردد لذا می‌توان گفت که رعایت این نکات در نهایت باعث پیشگیری از اتلاف هزینه و سرمایه میشود.
در ابتدا، ژاپنی ها در حین بازدید از کارخانه ها و صنایع آمریکایی با مسئله‌ی «خانه داری صنعتی» مواجه شدند و آن را وارد نظام سازمانی خود کردند. اصول اولیه ی خانه داری صنعتی شامل موارد زیر می شود:
رعایت نظافت، بهداشت، نظم و ترتیب و رعایت کامل ایمنی و جلوگیری از حوادثی نظیر انفجار و آتش سوزی، جلوگیری از انباشت ضایعات و مواد در راهروها و معابر داخلی کارخانه ، شلختگی ابزار، نشت روغن و مواد شیمیایی که می تواند موجب صدمات مالی و جانی شود.
از آنجا که این 5 اصل در زبان ژاپنی با حرف S شروع می شود، S5 نامیده شده که شرح اصول آن در ادامه بیان می شود:
Seiri سازماندهی: این واژه به معنی دور کردن اقلام غیر ضروری از محل کار است و بسته به نوع محل کار، تجهیزات اضافی، ضایعات تولیدی یا اوراق باطله و ... را شامل می شود.
Seition نظم و ترتیب: این واژه به معنای قرار دادن اقلام به ترتیب اولویت در محل هایی است که در مواقع لزوم دستیابی به آن به سهولت انجام شود. اجرای این موارد باعث صرفه جویی در زمان می شود.
Seiso پاکیزه‌سازی: این واژه به معنی تمیز کردن محیط و ابزار کار توسط خود کارمندان است و در تمام رده های شغلی مصداق دارد.
Seiketsu استانداردسازی: این واژه به معنی مرتب کردن محل کار بطور مستمر است و لازمه ی آن، ایجاد عادت تمیز و مرتب بودن در خود فرد است.
Shitsuke انضباط: این واژه به معنای آن است که باید با استفاده از آموزش های ضمن کار، نظم و استقلال کاری را در پرسنل ایجاد نمود.
پیاده سازی 5S:
بهتر است به هزینه‌ی پیاده‌سازی نظام آراستگی سازمانی به عنوان یک سرمایه گذاری بلند مدت که آثارش در آینده ارزیابی می شود، نگاه کنیم. اجرای نظام آراستگی بدون شک مستلزم صرف زمان و هزینه های مادی است و در ابتدا ممکن است هم مدیریت و هم کارکنان اعتقادی به صرف این هزینه ها نداشته باشند و آن را لوکس و غیر ضروری بدانند اما آن ها به زودی متوجه خواهند شد که ارزش نتایج بدست آمده بسیار بیشتر از هزینه هایی است که برای رسیدن به اهداف بلند مدت سازمان خرج می شود.
به این منظور در مرحله ی اول مسئولیت‌ها تعریف میشود و تعیین میشود که که هر یک از مسئولیت‌ها بر عهده کدام یک از بخش‌های سازمان می باشد.
گام دوم تشکیل کمیته 5S است. اعضای کمیته 5S به گونه‌ای انتخاب می‌شوند که از هر بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل فعالیت خود شده و یک نفر به عنوان دبیر کمیته مسئول انجام کارهای اداری میشود.
گام سوم اجرای فرآیند است که خود معمولا شامل پنج فاز متعدد می باشد. که با تهیه لیستی از کلیه اقلام موجود شروع میشود و مرحله بعدی فاز ایجاد نظم و ترتیب است. مرحله سوم برچسب‌گذاری، یکسان سازی و پاکیزه سازی است، مرحله چهارم استانداردسازی و در نهایت مرحله‌ی انضباط، پیاده سازی میشود.
نتایج اجرای اصول 5S در سازمان به شرح زیر می باشد:
1. روشن و شاد شدن محیط کار در اثر تغییر رنگ های تیره به رنگ های شاد
2. خط کشی محیط کار و مرزبندی ایستگاه های کاری ، محل استقرار پالت ها و محدوده ی سرپرستی
3. روان سازی رفت وآمد لیفتراک های ماشینی و دستی در محیط کار و کاهش خطر برخورد آن با موانع
4. دسترسی آسان و سریع به همه چیز
5. پاکیزگی محیط کار توسط کارکنان و اشاعه ی فرهنگ رعایت نظافت
6. رعایت نظم توسط همکاران
7. کاهش ضایعات تولید
8. کاهش حوادث انسانی
9. دسترسی آسان و سریع به همه چیز
شرکت آذران فضانما به عنوان یکی از قدیمی‌ترین شرکت‌های فعال در صنعت ساختمانی و با سال‌ها تجربه در این حوزه با پیاده‌سازی این نظام آراستگی سازمانی در شرکت خود توانسته کاهش چشمگیری در هزینه‌های کلی خود ایجاد کند و خدمات رسانی خود را به طور چشمگیری سرعت ببخشد تا هم همگام با آخرین متدهای مدیریت سازمانی پیش رود و هم رضایت مشتریان را به ارمغان آورد. شرکت آذران فضانما طراحی و تولید کلیه تولیدات خود برای شرکت‌ها و سازمان‌ها را با در نظر گرفتن اصول نظام آراستگی سازمانی انجام داده و پیشگام در صنعت تولیدات ساختمانی و مبلمان اداری به حرکت خود ادامه می‌دهد.